Xét về nguyên lý, họp là một hình thức lao động trí tuệ. Đó phải là nơi trí tuệ tập thể được chắt lọc, hình thành các quyết định, nơi trách nhiệm được xác lập.

Trong đời sống công vụ ở ta, có một sinh hoạt quen thuộc đến mức gần như hiển nhiên, đó là: Họp. Cơ quan họp, đơn vị họp, ngành họp, địa phương họp. Có việc thì họp đã đành, không việc cũng họp để “nắm tình hình”, để “quán triệt”, để “thống nhất nhận thức”. Lâu dần, họp không chỉ là phương thức làm việc, mà trở thành một đặc trưng văn hóa hành chính.

Văn hóa ấy thể hiện rất rõ: Tuần phải có lịch họp, tháng phải có hội nghị, quý phải có tổng kết, năm phải có sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm. Không họp thì thấy thiếu, thấy trống, thấy như chưa làm tròn trách nhiệm. Họp trở thành thước đo sự cần mẫn của bộ máy chứ không phải hiệu quả của công việc.

Họp mang lại hiệu quả thế nào, xin thưa ngay rằng kết quả của nó là không thể phủ nhận qua mấy vấn đề mà tôi nghiên cứu, rút ra.

Trước hết, họp là nơi kết nối trí tuệ tập thể. Một con người có thể nghĩ nhanh, nghĩ sâu, nhưng nhiều con người nghĩ cùng một việc thì nhìn ra những góc khuất mà cá nhân khó chạm tới.

Họp tạo ra văn hóa tranh luận, làm nảy sinh phương án tốt hơn để người chủ trì đưa ra kết luận hành động. Xin nói thêm, một quyết định được thảo luận công khai, ghi nhận ý kiến khác nhau sẽ giảm rủi ro tùy tiện và tăng tính chịu trách nhiệm. Người ký văn bản sau cuộc họp không chỉ ký bằng bút, mà ký bằng uy tín tập thể.

leftcenterrightdel

Giảm họp, việc cần làm ngay: Tranh của PHẠM HÀ 

Một tác dụng quan trọng khác của họp là thống nhất nhận thức và hành động. Văn bản có thể gửi đi, nhưng hiểu thì chưa chắc đã giống nhau. Họp cho phép hỏi lại, phản biện, làm rõ, để khi đứng lên rời bàn họp, mọi người hiểu sự việc theo cùng một cách.

Hiện nay, họp được ví như là không gian kiểm soát quyền lực mềm. Khi phải trình bày trước tập thể, người lãnh đạo buộc phải giải thích, người tham mưu buộc phải chứng minh, người thực hiện có quyền nêu khó khăn. Đó là cơ chế tự điều chỉnh, tránh việc quyền lực trôi đi một chiều.

Ở góc độ con người, họp là nơi hình thành văn hóa tổ chức. Cách lắng nghe, cách cắt lời, cách tôn trọng hay xem nhẹ ý kiến cấp dưới... tất cả đều lộ rõ trong phòng họp. Cuối cùng, họp là khoảng dừng cần thiết của hành động. Giữa guồng quay công việc, họp buộc con người dừng lại để nhìn nhận: Việc đang đi đúng hay lệch, nhanh hay vội, hiệu quả hay chỉ bận rộn. Không có những khoảng dừng ấy, tổ chức rất dễ đi xa mà không biết mình đã đi sai từ lúc nào.

Nhưng trong thực tế ở ta, việc họp đang đi chệch quỹ đạo là một nghịch lý tồn tại khá lâu nhưng ít khi được gọi đúng tên. Có cán bộ nói với tôi rằng, càng họp nhiều, công việc lại càng chậm. Không ít cuộc họp kéo dài từ sáng đến chiều, từ ngày này sang ngày khác, nhưng khi tan họp, việc vẫn nằm nguyên đó, trách nhiệm vẫn lơ lửng, còn kết quả thì mờ nhạt.

Có những cuộc họp được tổ chức chỉ vì... lâu rồi chưa họp. Có những hội nghị diễn ra khi nội dung đã có sẵn trong văn bản, nhưng vẫn phải họp cho “đúng quy trình”. Có những cuộc họp mà người dự đông hơn người làm việc trực tiếp, phát biểu thì nhiều, nhưng quyết định thì ít. Họp xong, việc vẫn... chờ cuộc họp sau.

Dường như tôi cảm thấy có nơi họp không hẳn vì cần bàn, mà vì cần chứng minh là mình đang làm việc. Trong đời sống công vụ, họp trở thành một bằng chứng hữu hình nhất của sự “bận rộn”. Không họp thì sợ bị coi là lơ là. Không tổ chức hội nghị thì e rằng báo cáo cuối năm sẽ thiếu thành tích. Thế là họp nở ra như nấm sau mưa.

Cũng có một thứ tâm lý khó gọi tên nhưng rất phổ biến: Họp để cho oai. Oai ở đây không phải uy tín thực chất, mà là cảm giác quyền lực được phô diễn qua micro, qua bục phát biểu, qua những cái gật đầu trang trọng. Hội trường càng đông, thời gian càng dài càng tạo ảo giác rằng vấn đề đang được “quan tâm đặc biệt”. Nhưng oai ấy thường chỉ tồn tại trong hội trường; bước ra ngoài, công việc lại quay về vạch xuất phát.

Một căn bệnh khác của hội họp là kể công nhiều hơn bàn việc. Báo cáo dài, dàn trải, đầy con số và thành tích nhưng thiếu câu trả lời cho những câu hỏi rất giản dị: Vướng ở đâu? Ai chịu trách nhiệm? Làm đến khi nào thì xong? Có những phát biểu nghe rất hay, rất tròn trịa, nhưng không dẫn đến một hành động cụ thể nào. Cuộc họp vì thế trở thành nơi tiêu thụ thời gian chứ không sản sinh quyết định.

Đáng nói hơn, họp nhiều còn là biểu hiện của nỗi sợ trách nhiệm. Khi không dám quyết, người ta đưa việc ra họp. Khi chưa yên tâm, lại họp thêm lần nữa. Quyết định cá nhân bị hòa tan vào tập thể, để nếu có rủi ro thì không ai phải đứng mũi chịu sào. Họp, trong trường hợp này, không phải là dân chủ, mà là cách san đều rủi ro.

Không thể phủ nhận rằng quản lý xã hội ngày càng phức tạp, nhiều vấn đề cần bàn bạc, phối hợp. Nhưng phức tạp không đồng nghĩa với lê thê và dân chủ không đồng nghĩa với dàn trải. Một bộ máy mạnh không phải là họp nhiều, mà là bộ máy quyết đúng, làm nhanh và chịu trách nhiệm rõ ràng.

Từ những cuộc họp kéo theo rất nhiều thứ đi kèm và trở thành hệ sinh thái. Có giấy mời, chương trình, kịch bản, tài liệu, báo cáo in dày cộp. Có hội trường, âm thanh, ánh sáng, pa nô, khẩu hiệu. Có xe cộ, công tác phí, ăn ở. Có cả những buổi chuẩn bị cho... cuộc họp và những buổi họp để rút kinh nghiệm... tổ chức họp. Một công việc đáng lẽ có thể giải quyết trong một quyết định hoặc một văn bản, lại bị bẻ nhỏ thành nhiều vòng hội họp.

Trong không ít trường hợp, họp không còn để bàn việc, mà để thể hiện sự hiện diện. Ai được mời, ai ngồi hàng ghế đầu, ai phát biểu, ai chủ trì... trở thành những tín hiệu ngầm về vị trí và vai trò. Cuộc họp vì thế mang thêm chức năng xã hội: Khẳng định trật tự, phân tầng, thể hiện quyền lực. Nội dung họp trong bối cảnh ấy đôi khi bị xem nhẹ.

Một biểu hiện đáng suy ngẫm của văn hóa họp là thói quen nói nhiều hơn làm. Báo cáo đọc lại những gì đã viết, phát biểu lặp lại những gì đã nghe, kết luận chung chung... Cuộc họp kéo dài không phải vì vấn đề phức tạp, mà vì không ai dám quyết.

Họp nhiều còn kéo theo một thứ chi phí vô hình nhưng rất lớn: Thời gian và năng lượng của cán bộ. Người làm việc trực tiếp bị kéo ra khỏi hiện trường, khỏi bàn làm việc, để ngồi nghe những nội dung không phải lúc nào cũng gắn với nhiệm vụ của mình.

Ở góc độ văn hóa công vụ, họp dày còn phản ánh một tâm lý ưa an toàn. Quyết định cá nhân luôn tiềm ẩn rủi ro, còn quyết định tập thể thì dễ san sẻ trách nhiệm. Họp trở thành chiếc “đệm” tâm lý giúp người ta yên tâm hơn khi ký, khi ban hành, khi triển khai. Nhưng sự yên tâm ấy phải trả giá bằng sự chậm chạp của cả bộ máy.

Không thể phủ nhận rằng trong một hệ thống lớn, phức tạp, họp là cần thiết. Vấn đề không nằm ở chỗ có họp hay không, mà ở chỗ họp đã bị nâng thành một thói quen văn hóa, ít khi bị chất vấn về tính cần thiết và hiệu quả. Khi một thói quen không bị đặt câu hỏi, nó rất dễ trượt sang hình thức khác.

Chính vì vậy, việc Ban Bí thư ban hành Kết luận 226, trong đó có nội dung về giảm hội nghị, rút ngắn thời gian họp, siết chặt thành phần dự họp, là rất kịp thời và cần thiết. Đó là nỗ lực điều chỉnh một nếp hành chính hình thức và yếu kém, trả lại cho việc họp đúng ý nghĩa của nó trong chuỗi vận hành công vụ.

Một cuộc họp tốt không cần đông, không cần dài, không cần đủ mọi thành phần. Nó chỉ cần đúng người, đúng việc, đúng lúc và có kết luận, phân công rõ ràng để thực hiện. Sau họp là công việc đôn đốc, kiểm tra, giám sát của những người có trách nhiệm.

Chỉnh lại văn hóa họp cũng là chỉnh lại văn hóa trách nhiệm, văn hóa công vụ.

TS BÀN TUẤN NĂNG