GS, TS TỪ THỊ LOAN, Viện trưởng Viện Nghiên cứu văn hóa Thăng Long, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam:
Tinh thần phản biện trong cuộc họp còn yếu
Văn hóa họp là một phần của văn hóa quản trị và phản ánh mức độ chuyên nghiệp của tổ chức. Văn hóa họp ở Việt Nam mang tính cộng đồng, coi trọng tính tập thể và đề cao sự đồng thuận; giữ gìn hòa khí nội bộ, hạn chế xung đột trực diện; tạo ra sự thống nhất nhận thức trong tổ chức và trách nhiệm chung trong quản lý, điều hành.
Nhưng do nghi thức họp được coi trọng, nhất là yếu tố tôn ti trật tự, thứ bậc, địa vị xã hội thể hiện đậm nét qua vai trò của người chủ trì, thứ tự phát biểu và cách xưng hô, điều hành. Người cao tuổi, có chức tước, địa vị thường được mời phát biểu trước, người trẻ tuổi, nhân viên cấp thấp ít được có tiếng nói, chỉ “dựa cột mà nghe” và đơn thuần là tiếp thu. Cạnh đó, nhiều cuộc họp có tính chất “phổ biến”, “quán triệt” từ trên xuống, ít quan tâm, lắng nghe tiếng nói phản hồi “từ dưới lên” nên người dự họp thiên về nghe, “tiếp thu ý kiến chỉ đạo” hơn là tham gia thảo luận. Do đó, việc tranh luận trực tiếp ít, khiến tinh thần phản biện nhìn chung là yếu.
Tôi cho rằng, trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số ở Việt Nam hiện nay thì cần phải nhanh chóng tinh giản, đổi mới, nâng cao chất lượng họp theo hướng chú trọng kết quả và trách nhiệm cá nhân.
Kết luận 226 của Ban Bí thư đã chỉ rõ tình trạng họp hành nhiều, giấy tờ nhiều, hiệu quả thấp. Vì vậy, phải cố gắng hạn chế dùng văn bản giấy; báo cáo trung tâm của hội nghị cũng cần phải ngắn gọn, có tính khái quát cao, chỉ rõ hạn chế, vướng mắc và đề xuất các giải pháp. Giảm tải văn bản giấy trong điều hành, hội họp là bước đi cần thiết để xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả.
TS NGUYỄN TRI THỨC, Ủy viên Ban biên tập, Giám đốc Trung tâm Chuyên đề và Truyền thông-Phát hành, Tạp chí Cộng sản:
Quản lý bằng kết quả để giảm họp
Nguyên nhân sâu xa khiến nhiều cuộc họp không hiệu quả nằm ở tư duy quản lý nặng về quy trình, nhẹ về kết quả và hậu kiểm. Ở không ít nơi, việc “đã họp, đã quán triệt, đã triển khai” được coi như hoàn thành nhiệm vụ. Cuộc họp kết thúc cũng là lúc trách nhiệm mờ dần, bởi không bị truy đến cùng bằng sản phẩm cụ thể.
Họp còn được sử dụng như một cách để né tránh trách nhiệm. Đưa vấn đề ra tập thể giúp “chia đều rủi ro”, nhưng cũng làm loãng vai trò của người chịu trách nhiệm cuối cùng. Ai cũng dự họp, ai cũng phát biểu, song không ai đứng mũi chịu sào. Cuộc họp, lẽ ra là nơi ra quyết định, lại trở thành nơi làm nhẹ quyết định.
Không ít cuộc họp thực chất chỉ để hợp thức hóa những quyết định đã có sẵn. Cộng thêm bệnh thành tích và tâm lý “phải có hoạt động”, hội nghị, hội thảo, cuộc họp trở thành sản phẩm dễ đo đếm nhất trong báo cáo. Trong khi đó, những việc khó hơn như theo dõi thực thi, tháo gỡ vướng mắc tại cơ sở lại tốn công sức, ít “đẹp số liệu” nên thường bị đẩy xuống hàng thứ yếu.
Họp nhiều còn xuất phát từ sự phối hợp yếu kém giữa các cấp, các ngành. Những việc đáng lẽ xử lý bằng trao đổi nghiệp vụ hoặc một đầu mối rõ ràng lại bị đẩy lên họp liên ngành. Mỗi bên giữ một phần trách nhiệm, không bên nào đủ thẩm quyền quyết định, dẫn tới họp đi họp lại. Khi đó, họp trở thành hệ quả của sự chồng chéo trong phân công và phân cấp.
Nhìn tổng thể, họp nhiều vì quản trị đang vận hành trong bối cảnh phức tạp với những độ trễ về thể chế, phối hợp và công nghệ. Do đó, để giảm họp theo Kết luận 226 của Ban Bí thư thì các cơ quan, địa phương, đơn vị phải chuyển mạnh từ quản lý quy trình sang quản lý kết quả và hậu kiểm. Đây là vấn đề cốt yếu nhất cần sớm được thực thi.
TS NGUYỄN HỮU XUYÊN, Phó viện trưởng Viện Chiến lược, Học viện Chiến lược Khoa học và Công nghệ, Bộ Khoa học và Công nghệ:
Trách nhiệm điều hành của người chủ trì
Để Kết luận 226 thực sự đi vào đời sống công vụ, điều kiện tiên quyết là phải thay đổi về tư duy, nhận thức và phương thức hành động, đặc biệt là ở đội ngũ cán bộ lãnh đạo, những người giữ vai trò quyết định chất lượng quản trị và hiệu quả mỗi cuộc họp.
Từ góc độ quản lý, một cuộc họp chỉ thực sự có giá trị khi làm rõ được 3 nội dung cốt lõi: Nhiệm vụ cần thực hiện là gì? Ai chịu trách nhiệm chính? Thời hạn hoàn thành là khi nào? Đây là 3 yếu tố nền tảng của quản trị theo kết quả. Nếu một cuộc họp không tạo ra được sự rõ ràng này thì cuộc họp đó không mang lại giá trị thực chất. Thực tiễn cho thấy, nhiều cuộc họp đạt hiệu quả thấp không phải vì thiếu ý kiến, mà vì thiếu kết luận rõ ràng và thiếu cơ chế theo dõi việc thực hiện sau họp. Dưới góc nhìn văn hóa công vụ, tình trạng họp nhiều, họp dài, họp thiếu trọng tâm phản ánh một thói quen quản lý thiên về hình thức hơn là kết quả.
Giảm họp không đồng nghĩa với giảm cường độ làm việc, mà là khẳng định sự trưởng thành của bộ máy quản lý. Khi trách nhiệm cá nhân được xác lập rõ ràng, quy trình phối hợp minh bạch và cơ chế đánh giá dựa trên kết quả được thực thi nghiêm túc, nhu cầu họp tự khắc sẽ giảm xuống.
Để đạt được điều đó, cần đổi mới lề lối họp từ khâu chuẩn bị. Cần xử lý hiệu quả văn bản điện tử, trao đổi trực tuyến và xây dựng cơ chế lấy ý kiến có thời hạn để lược bỏ những nội dung họp không cần thiết. Trước cuộc họp, cần xác định trọng tâm vấn đề, giới hạn nội dung và thời gian thảo luận để tránh tình trạng họp lan man.
Trách nhiệm then chốt trong việc nâng cao chất lượng họp thuộc về người chủ trì. Chủ trì cuộc họp không đơn thuần là điều phối phát biểu mà là người giữ kỷ luật tư duy cho cả tập thể. Điều này đòi hỏi bản lĩnh trong việc cắt bỏ ý kiến trùng lặp, kiểm soát phát biểu dài dòng và đưa ra kết luận rõ ràng, khả thi.
Đồng chí PHẠM CÔNG HƯNG, Phó bí thư Thường trực Đảng ủy phường Ninh Xá (Bắc Ninh):
Nhanh chóng tái cấu trúc quản trị
Kết luận 226 của Ban Bí thư là rất cần thiết và cần thực hiện quyết liệt để có lề lối làm việc khoa học, hiệu quả, trong đó có vấn đề giảm họp. Tuy nhiên, ở cơ sở thời điểm hiện tại, trong điều kiện sau sáp nhập, bộ máy lãnh đạo mới, cơ sở vật chất, hạ tầng kết nối, hệ thống phần mềm thiếu đồng bộ, một số công chức, viên chức chưa hoàn toàn hòa nhập... thì việc tổ chức họp là tất yếu.
Một khó khăn khác khiến việc họp chưa thể rút giảm ngay lập tức là do trình độ và thói quen quản lý của đội ngũ cán bộ, công chức không đồng đều. Mỗi xã cũ trước sáp nhập có điều kiện phát triển khác nhau, cách làm việc, kỷ luật hành chính, mức độ ứng dụng công nghệ cũng khác nhau. Khi “về chung một nhà” sẽ có nhiều phát sinh mà nếu thiếu người đủ năng lực dẫn dắt, bộ máy mới dễ rơi vào tình trạng mạnh ai nấy làm...
Thực tế từ sau khi đi vào hoạt động, ở cấp xã, phường, khối lượng thủ tục hành chính, công việc tiếp dân, giải quyết đơn thư đều tăng lên, khiến một cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực. Nhìn thẳng vào những khó khăn ấy và với những gì đã làm được, trong tương lai gần, sau khi đã xây dựng được nền nếp, tôi cho rằng cần phải triển khai quyết liệt và đồng bộ các biện pháp tái cấu trúc quản trị để giảm họp. Trọng tâm là đổi mới, nâng cao chất lượng công tác ban hành văn bản; đổi mới phương thức làm việc, phối hợp công tác, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số. Tôi tin, họp giảm, thời gian xuống cơ sở nhiều hơn thì công tác lãnh đạo, quản lý sẽ đạt kết quả tốt hơn.
THẢO TRANG (ghi)